Não podemos ignorar o fato de que até mesmo os eventos de pequeno porte precisam de um cuidado especial quanto ao desfecho. Nesse sentido, a importância de um instrumento de análise como o questionário de satisfação pós-evento jamais deveria ser subestimada.
É fato que todo evento demanda um bom planejamento para evitar frustrações e manchas ao nome da empresa, mas muita gente se esquece que esses cuidados devem se prolongar até a etapa de finalização, que pode melhorar bastante a perspectiva dos participantes a respeito da organização.
Pensando nisso, que tal saber de uma vez por todas os reais motivos para você apostar em um questionário pós-evento? Então vamos em frente!
O que é um questionário de satisfação pós-evento?
Na prática, trata-se de um compilado de até aproximadamente 10 perguntas, entregue em mãos ou enviado por e-mail, com o propósito de obter informações e impressões dos convidados sobre o evento.
Um dado importante que podemos ressaltar desde já é que cada questão deve disponibilizar alternativas de resposta ordenadas em escala, mantendo um equilíbrio entre opções positivas e negativas. Também devem existir perguntas abertas para colher impressões mais elaboradas dos participantes.
Por que é importante para eventos de sucesso?
A visão do convidado sobre o evento sempre será diferente da visão dos profissionais envolvidos em sua produção e organização. Impressões sobre os itens do buffet ou sobre os palestrantes escolhidos só os participantes podem dar, pois suas opiniões são baseadas em sua própria expectativa.
Os feedbacks obtidos com o questionário enriquecem a percepção da organização, permitindo verificar se a estratégia teve êxito, se os fornecedores e parceiros foram as melhores escolhas, além de ajudar também a avaliar o impacto do evento nos participantes. Aquela pergunta crucial sobre o interesse (ou a falta de interesse) da pessoa em participar de outra edição é bastante útil para esse tipo de avaliação.
Naturalmente, mesmo sem um questionário pós-evento, a equipe pode se reunir para fazer um levantamento dos pontos positivos e negativos, a fim de aprimorar a organização. Com as respostas dos participantes, no entanto, é possível coletar informações confiáveis para embasar um planejamento eficaz para as próximas edições.
Como o questionário deve ser apresentado?
Atualmente, uma boa opção é o envio do questionário por e-mail. É importante montar a lista dos participantes com antecedência, planejando para fazer o registro desses dados em alguma etapa posterior — como no credenciamento.
Para estimular os participantes a responderem ao questionário, a empresa pode desenvolver ações promocionais, oferecendo brindes. Outra forma de incentivo é com o envio de outros materiais. Antes mesmo de mandar o questionário, você pode disparar e-mails de agradecimento pela participação, pedidos de desculpa por eventuais problemas, mandar e-books com assuntos semelhantes aos assuntos tratados na ocasião, divulgar imagens ou mesmo fazer uma síntese de tudo o que aconteceu.
O envio desses conteúdos deve ser feito ao mesmo tempo com uma certa frequência, mas espaçadamente, para não se tornarem desgastantes. A comunicação por meio de e-mail marketing estimula que o questionário seja respondido e condiciona o participante a refletir sobre o evento.
Já se o questionário for entregue em mãos (na saída do evento, por exemplo), outras questões estão envolvidas. Ainda no local, os participantes certamente têm uma percepção mais recente sobre pontos fortes e fracos, o que normalmente leva a respostas mais imediatistas. Afinal, há pouco tempo para análises aprofundadas, que considerem a totalidade do evento.
Que itens o questionário deve conter?
Alguns pontos são fundamentais para estruturar bem o questionário de satisfação pós-evento. Confira agora mesmo os principais!
Nota geral para o evento
Essa deve ser a primeira questão, pois funciona com uma introdução ao tema. Podem ser dadas opções de resposta em uma escala ímpar — de 1 a 5, por exemplo. Dessa forma, a resposta 3 seria uma avaliação mais neutra quanto à satisfação.
Avaliação item a item
Nesse caso, vale selecionar os principais itens que a organização pretende avaliar — buffet, atendimento, organização, palestrantes e por aí vai. Lembrando que o questionário tem que ser direcionado à avaliação do que foi alcançado em relação aos objetivos pretendidos.
Questões abertas
O ideal é que as questões abertas não tomem mais de 20% do questionário. São importantes para receber feedbacks mais abrangentes, como sugestões ou reclamações. E não se esqueça de que as respostas negativas sempre demandam mais atenção, ok?
Indicação do evento ou da empresa
Pergunte se o convidado indicaria o evento em si ou a empresa. Essa é uma maneira inteligente de perceber o nível de satisfação do participante. É, assim, o tipo de pergunta que não pode ficar de fora.
Qual é a abordagem mais adequada?
O tom usado no questionário deve estar alinhado com o tipo de evento organizado. Aposte, portanto, em uma linguagem mais descontraída e informal para eventos com essa característica ou em um tom mais formal se for conveniente para a comunicação com aquele público específico.
Um aspecto interessante a levar em conta é o uso da tecnologia na organização do evento. Sabia que existem aplicativos que captam as opiniões dos participantes em tempo real? Pois isso pode ser bastante útil para perceber a influência da marca.
Como a tecnologia sempre traz praticidade, o uso de e-mail marketing costuma gerar resultados extremamente satisfatórios. É isso aí: processos curtos e simplificados de interação no meio virtual ajudam a entender a experiência dos participantes durante o evento. Nesse ponto, é também importante monitorar as mídias sociais para receber feedbacks.
Como lidar com as respostas dos participantes?
É fundamental estar preparado para receber críticas. Por outro lado, existem também os elogios, que, mesmo não preocupando, ajudam a confirmar os pontos percebidos pela organização como positivos. Já as reclamações devem ser enxergadas como oportunidades para promover mudanças e aprimorar os processos. Juntando pontos altos e baixos, é possível orientar planejamentos mais precisos de eventos futuros.
Vale salientar que é de suma importância que, ao elaborar um questionário de satisfação pós-evento, o foco das perguntas esteja relacionado ao que se pretende avaliar. Se a ideia é compreender como o público avaliou o desempenho dos palestrantes ou o que acharam do local e da estrutura física do evento, as questões devem girar em torno disso
Em geral, o questionário de satisfação pós-evento fornece uma impressão detalhada e única a partir da ótica de cada convidado. Dessa forma, elaborar um bom compilado de perguntas é uma forma de a empresa se beneficiar da interação com os participantes, colhendo feedbacks valiosos.
Fonte: www.copastur.com.br